Artikel
19 feb 2024

Upphandling av komplexa system: Utmaningar och lösningar

Varje år genomförs ett omfattande antal upphandlingar av mycket komplexa IT-lösningar inom Sveriges offentliga sektor. Trots detta står vi inför betydande utmaningar som hindrar effektiva och hållbara resultat. För att möta dessa utmaningar krävs en ökad dialog och samarbete mellan beställare och leverantörer samt en förbättrad upphandlingsprocess som inkluderar en mer omfattande bedömning av kvalitet och mervärde. Genom att förenkla och anpassa kravspecifikationerna kan vi främja innovation och flexibilitet, vilket leder till bättre och mer hållbara lösningar för alla parter.

Som en erfaren företrädare från leverantörsledet med över 20 år i branschen kan jag konstatera att utmaningarna vid dessa upphandlingar är många och komplexa. Bakom kulisserna ser jag en verklighet där både beställare och leverantörer måste navigera genom en djungel av krav, regler och förväntningar. I denna artikel kommer jag att belysa de huvudsakliga utmaningarna och föreslå vägar framåt för att förbättra upphandlingsprocessen.

Utmaning 1: Relationsskapande och samsyn

Den första utmaningen handlar om att etablera en god relation och en gemensam förståelse mellan beställare och leverantör. En öppen dialog och tydlig kommunikation är avgörande för att skapa en samstämmig syn kring de behov som ska tillgodoses. Här måste leverantören utmana beställaren genom att föreslå alternativa lösningar för det behov som beställaren har. Kortsiktigt kan det verka vara friktionsfritt om leverantören lägger sig platt för beställarens kravlistor, men i praktiken motverkar det långsiktig utveckling och innovation.

I de flesta fall har beställaren köpt ett standardsystem. Att köpa ett helt anpassat system för sin verksamhet är något som väldigt få kunder har råd att göra. Leverantören måste därför se helheten ur ett förvaltningsperspektiv, och utmana kunderna att över tid utvärdera de krav de initialt satt till förmån för standardisering och förvaltningsbarhet, men givetvis på ett förtroendeingivande sätt. Beställaren måste i sin tur utgå från att leverantören avser ta fram de bästa möjliga lösningarna. Det innebär dock inte att de kan bygga allt kunderna vill.

Pulsen Omsorg Verksamhetssystem socialtjänsten

Utmaning 2: Begränsningar i LOU

Den andra utmaningen är att många upphandlingar fokuserar främst på pris och brister i att bedöma leverantörers unika fördelar och mervärde. Det här sker helt inom ramarna för Lagen om Offentlig Upphandling (LOU), som uppmanar beställaren att välja det lägsta priset. Även om det är beställaren som avgör minimikraven för tjänsten eller systemet som ska upphandlas, leder prisfokuset till att marknadens potential och innovationer inte tas till vara på. Inte sällan kan en leverantör inom mjukvaruområdet ha mervärden såsom en modern teknisk plattform, tjänster baserade på standarder som är kostnadseffektiva att förvalta, en kunnig support samt lösningar designade för att erbjuda innovation. Det är väldigt sällan dessa delar ligger till grund för mervärden – om någonsin. För att motverka detta måste upphandlingsprocessen tillåta en mer omfattande beskrivning av leverantörers erbjudanden och mervärde. Det är viktigt att kvalitetsbedömningen ges tillräckligt utrymme och att modellerna för bedömning är väl genomtänkta och balanserade. Genom att ge kvalitet en mer framträdande roll kan vi säkerställa att de bästa och mest hållbara lösningarna väljs.

Utmaning 3: Kravspecifikationens omfattning

Den tredje utmaningen är att kravspecifikationerna ofta är överdrivet omfattande och detaljerade, vilket begränsar leverantörernas handlingsutrymme och innovationsförmåga. Genom att förenkla och tydliggöra kraven kan vi underlätta för leverantörer att erbjuda sina bästa lösningar. Att involvera leverantörer och utnyttja deras erfarenhet och expertis kan också bidra till att skapa mer realistiska och effektiva kravspecifikationer.

Framåtblick och lösningar

För att adressera dessa utmaningar föreslår jag ett antal åtgärder. För det första krävs en ökad dialog och samarbete mellan beställare och leverantörer, där ömsesidig förståelse och tillit främjas. För det andra behöver upphandlingsprocessen förbättras för att inkludera en mer omfattande bedömning av kvalitet och mervärde. Dessutom bör kravspecifikationerna förenklas och anpassas för att främja innovation och flexibilitet.

Upphandlingar av komplexa system måste utgå från beställarens verkliga behov och främja en öppen och samarbetsinriktad relation mellan beställare och leverantör. Genom att adressera de huvudsakliga utmaningarna och föreslå konkreta lösningar kan vi förbättra upphandlingsprocessen och säkerställa att de bästa och mest hållbara lösningarna väljs.

Fredrik Haase, Sales Manager

Vill du veta mer om Pulsen Omsorgs processer? Kontakta oss direkt på info@pulsenomsorg.se