Artikel
27 feb 2024

Kompromisslösa krav och dålig dialog försvårar upphandlingar av standardsystem

När en beställare överväger att köpa ett standardsystem står denne inför en rad utmaningar som rör kravbild, tolkning av denna och anpassning av verksamheten efter systemet. Genom att beskriva behovet bakom och prioritera bland kraven minskar risken för missförstånd och felaktiga tolkningar. Att beställa ett standardsystem kräver att beställaren har en flexibel kravbild för att öka chanserna för att fler leverantörer ska kunna svara mot upphandlingen. 

Standardfunktionalitet och anpassningar – svårigheterna som uppstår

Vid inköp av standardsystem är funktionerna och processerna fördefinierade, vilket både kan vara till fördel och utmaning. Problemet är att det kan vara svårt för beställaren att specificera vilka delar av systemet som ska användas i standardutförande och var anpassningar behövs. Hur ska beställaren kunna veta vad som är möjligt att anpassa?

Syftet med kravspecifikationen i offentlig upphandling är att definiera och beskriva de krav och önskemål som en upphandlande myndighet har på de tjänster som man önskar köpa. Begränsningen ligger dock i att kravspecifikationen måste kunna mötas av minst två leverantörer. Därav kan kraven inte utformas för detaljerat, eftersom beställaren då inte får tillräckligt många anbudssvar.

Det går därför inte att ha detaljerade förväntningar och krav på ett nytt system. Man står inför valet att köpa ett av marknadens tillgängliga system eller bygga ett eget – och nästan inga kunder har råd att bygga ett eget som kan kosta 500 gånger mer än ett standardsystem. Leverantören kan då endast i viss mån tolka och anpassa systemet för att möta beställarens unika behov. 

Enligt Lagen om Offentlig Upphandling ska skattemedel användas effektivt och på bästa sätt. Det innebär att beställaren ska välja mer kostnadseffektiva alternativ som kanske inte till fullo uppfyller önskemålen. Beställaren måste därför acceptera att det färdiga systemet inte upplevs uppfylla önskat arbetssätt fullt ut. Beställaren har köpt ett standardsystem till lägsta pris möjligt och behöver förstå att trots att det nya systemet ska uppfylla grundläggande behov, kommer det att skilja sig från det föregående systemet – vissa delar kan vara bättre, andra sämre, och mycket kommer att vara annorlunda.

Synen på krav

I teorin är kravspecifikationen sättet att avgöra om beställaren fått det som efterfrågats. I praktiken fyller den till stora delar den funktionen, men endast i de fall ett krav inte går att läsa på olika sätt. Och det går det väldigt ofta att göra.

Ibland förekommer skrivelser som ”beställaren har tolkningsföreträde”. Vad innebär det egentligen för ett standardsystem? Systemet finns ju redan och tolkningen görs i det läget att leverantören får en lista med krav som ska besvaras med antingen Ja eller Nej. Om den som bedömer kravet i upphandlingsläget inte är den som ska tolka vad kravet innebär så blir det väldigt svårt att veta om man överhuvudtaget kan svara på något alls och ännu svårare att veta vad man sätter pris på.

Låt mig ge ett exempel.

Ett av de 2000 krav i en och samma upphandling som leverantören stöter på kan vara ”Det ska gå att kopiera text i systemet”. Även om det vanligtvis är möjligt i ett webbaserat system, kan det finnas fält, dialoger eller bilder där detta inte går. Då uppstår frågan om kravet kan anses uppfyllt eller inte, ska leverantören svara Ja eller Nej? Det här är ett dilemma som jag har stött på i många av de 700 offentliga upphandlingar som jag besvarat.

Leverantören kan i upphandlingsläget rimligtvis inte ta hänsyn till att vart och ett av de 2000 kraven behöver tolkas. För mig är det självklart att kravet “Det ska gå att kopiera text i systemet” är uppfyllt om systemet kopierar text.

Inte sällan inträffar det att beställaren vidareutvecklar kravet i dialogerna efter att leverantören svarat på upphandlingen. Det leder till att det bildas ett gap mellan vad leverantören offererat och vad beställaren plötsligt förväntar sig. Det är inte okej att i efterhand frångå den presenterade kravbilden, leverantören måste kunna känna sig trygg i att det den offererat på är det som ska levereras.

Lösningen – ökad dialog, samarbete och flexibilitet

Erfarenhet, förståelse för den andra parten och pragmatiska lösningar är hittills mina enda komponenter för att lösa de problem och svårigheter jag stöter på när det kommer till upphandlingar av standardsystem. Att under hela processen hålla en öppen dialog och ett tätt samarbete mellan beställare och leverantör är avgörande. Regelbundna möten och kontinuerlig kommunikation möjliggör förtydliganden och ger båda parter möjlighet att förstå varandras perspektiv.

Att anskaffa ett standardsystem kan vara en bra och kostnadseffektiv lösning för många organisationer, men det kräver en noggrann hantering av krav och tolkningar. Genom att fokusera på tydlig kommunikation och flexibla krav kan beställaren och leverantören tillsammans överkomma dessa utmaningar och skapa en smidig implementeringsprocess som gynnar organisationens övergripande mål och behov.

En hel del av utmaningarna kan förebyggas genom att öppna upp dialogen och samarbetet mellan beställare och leverantör. En del av utmaningarna kan vi nog inte komma undan. Det ligger i sakens natur att beställare och leverantör inte kommer vara helt överens om kravbilden. Det går att minimera glappet, men till viss del måste vi acceptera det. Och hantera det pragmatisk när det uppstår.

Fredrik Haase
Sales Manager

Fredrik Haase, fredrik.haase@pulsen.se

fredrik.haase@pulsen.se

Vill du veta mer om Pulsen Omsorgs processer? Kontakta oss direkt på info@pulsenomsorg.se

Läs fler artiklar och nyheter

Prenumerera på Omsorgspodden